Povara obsesiei de a fi ocupat este văzută printre noi ca o emblemă a importanței. La întâlniri, conducătorii sunt introduși deseori prin cuvinte de mulțumire pentru că „și-au luat timp din programul foarte încărcat al dumnealor…” Din câte știu, nici un lider nu a negat vreodată că ar fi ocupat. Acceptăm omagiul chiar și atunci când ar fi mai etic să-l refuzăm. În ce mă privește, niciodată nu am contestat o asemenea recunoaștere.
Cultura liderului modern sugerează că ești obligat să-ți cultivi reputația de a fi ocupat. Un fost coleg m-a sfătuit că, pentru a realiza aceasta, trebuie neapărat să porți o servietă și să mergi repede.
Și totuși, adevărata chestiune este dacă liderul duce sau nu lucrurile la bun sfârșit. E relativ ușor să fii ocupat – și, pentru cei mai mulți dintre noi, cu cât mai puține lucruri finalizezi, cu atât vei fi mai ocupat.
Restul acestui articol aruncă o privire la fundamentele organizatorice necesare pentru a duce lucrurile la bun sfârșit. Dacă tot ceea ce-ți dorești este să fii, sau să arăți ocupat tot timpul, atunci acest articol îți va folosi – dar scopul său real este să se ocupe de ducerea lucrurilor la bun sfârșit. Pe măsură ce-ți croiești drum prin acest articol, fii atent la ocazionalele încercări de ironie.
Să începem prin a lămuri că eficiența izvorăște din organizarea cu intenție a timpului, a sinelui, a spațiului și a materiei. Ignorând oricare din aceste patru componente, vei putea sta ocupat fără să realizezi mare lucru. La urma urmei, trebuie să ne amintim că „Munca este cel mai măreț lucru de pe lume, așa că mereu ar trebui să păstrăm câte ceva din ea pentru ziua de mâine.” Amenințările la adresa obsesiei de a fi ocupat pur și simplu vin în primul rând din partea oricărui efort susținut de a prelua controlul asupra timpului, propriei persoane, spațiului și materialelor. Poate că ar merita să examinăm fiecare din aceste amenințări mai îndeaproape.
Organizarea timpului
Marelui poet indian Rabindranath Tagore îi făcea plăcere să spună publicului povestea cântărețului din sitar care a venit pe scenă pentru a susține un concert. După o bucată bună de timp, maestrul de ceremonii anunță finalul concertului. Îngrozit, muzicianul exclamă: „Am pierdut ocazia. Mi-am folosit timpul acordând instrumentul și cântecul pentru care venisem a rămas necântat.”
Pozițiile de conducere sunt locuri în care se intersectează organizatoric informația, consultarea, deciziile și comunicarea. În consecință, există o tendință covârșitoare – o puteți numi absorbire dacă vreți – ca liderul să devină victima agendelor, intereselor și așteptărilor altora.
Tehnologia modernă oferă nenumărate posibilități de a rămâne ocupat și ineficient. Înscrie-te pe internet la o listă de știri de ultimă oră, deschide programul de mesagerie instantanee pentru a primi mesaje de la prieteni, fă-ți public numărul de mobil, răspunde oricărui apel imediat ce-l primești și ține-ți ușa biroului larg deschisă, așa încât orice trecător să se simtă binevenit și să te perceapă ca fiind foarte accesibil și orientat către oameni. În acest fel îți vei crea imaginea bărbatului sau femeii momentului, dar, în final, s-ar putea să nu te alegi cu mai mult.
Simțământul covârșitor al obsesiei de a fi ocupat se diminuează în mod cert când îți dai osteneala să păstrezi o agendă. Pentru a fi de folos în îndeplinirea lucrului, o agendă ar trebui să-ți permită să vizualizezi, cel puțin pe o lună deodată, programarea tuturor întâlnirilor, termenelor limită, sarcinilor. Agenda pentru informații trebuie să fie portabilă și la îndemână.
Dar dacă scopul real este doar acela de a fi ocupați, ar trebui să păstrezi agende în mai multe forme: o formă scrisă de mână, o versiune de computer și una descărcată pe palmtop (PDA). În felul acesta vei fi nevoit să petreci o mulțime de timp ca să-ți dai seama care dintre ele are cea mai precisă, la zi informație și care trebuie actualizată și din care dintre multiplele surse. Cu puțin exercițiu, numai această treabă se poate apropia de o slujbă cu jumătate de normă.
O persoană care nu înțelege importanța obsesiei de a fi ocupat va fi precaut în programarea lucrurilor în agendă. Sarcinile mari sunt împărțite într-o serie de pași succesivi. Sarcinile care necesită gândire intensă și concentrare sunt programate la cele mai productive ore ale zilei. Intervale de timp liber sunt incluse în program. Sarcinile de rutină, cum ar fi plata facturilor sau efectuarea socotelilor financiare sunt programate la intervale regulate de timp în cursul lunii. Treburile de făcut în afara biroului sau locuinței vor fi grupate astfel încât să rezolvi mai multe la un singur drum.
Din nefericire, persoana care își dă toata osteneala ca să păstreze un calendar așa cum se cuvine nu va experimenta fiorul adrenalinei. Probabil că el sau ea nu va avea rezervări suprapuse, conflicte de programare sau nu i se va aminti deodată de un termen limită iminent. Astfel de oameni își vor face treburile zilnice într-un ritm cumpănit. Oamenii ocupați, pe de altă parte, se învârt vârtos din zori și până-n seară și țopăie frenetic în repetate rânduri de la un capăt la altul al zilei. Proasta organizare a timpului se maschează facil cu obsesia de a avea activitate.
Când înveți să-ți placă obsesia de a fi ocupat, de-abia aștepți următorul telefon, email sau SMS. Cei care încă nu realizează valoarea faptului de a părea mereu ocupați impun o disciplină severă modului în care răspund telefoanelor și emailurilor. Doar pentru că telefonul sună nu înseamnă că el e mai important decât treaba pe care o faci în acel moment. Desigur, dacă ai misiunea de a răspunde la telefon, ai face bine să răspunzi încă de la primul semnal.
Persoanele care fac duc lucrurile la capăt folosesc cu înțelepciune mesageria vocală – pun întrebarea, lasă informația, rezumă scopul apelului și arată care este timpul cel mai potrivit pentru ca cealaltă persoană să sune, în cazul în care este necesară continuarea conversației. O secretară bună (dacă ești destul de norocos ca pastor să ai una) care filtrează apelurile poate să jefuiască frenezia activității zilnice. Jocul cu apelurile nereușite este pentru persoanele cărora le place să se simtă copleșiți cu treburi mereu pe jumătate terminate.
Organizarea propriei persoane
A pune semnul echivalenței între obsesia de a fi ocupat și importanța reală este o înșelătorie. Și mai important, este o înșelătorie în general nedisputată în epoca noastră fascinată mai degrabă de imaginea succesului decât de esența lui. Cea mai dificilă disciplină într-un rol de conducere, în special spirituală, este rezervarea timpului personal pentru dezvoltare și meditație. Tentația e să fii vizibil, disponibil și indispensabil – zugrăvind astfel o viață de mare sacrificiu. Imaginea de persoană foarte ocupată este o spoială foarte subțire în conducerea spirituală. Mai devreme sau mai târziu descoperi că esența vieții publice se dezvoltă din ceea ce se întâmplă în viața particulară a conducătorului.
Gordon MacDonald a descoperit câteva detalii inginerești într-o carte veche despre uriașa construcția subterană care susține Podul Brooklyn. Ulterior, MacGordon a notat aceste observații în jurnalul său personal: „Podul Brooklyn rămâne o arteră principală de transport în orașul New York astăzi deoarece, cu 135 de ani în urmă, inginerul șef și echipa lui de construcție au consacrat cele mai perseverente și mai îndrăznețe eforturi ale lor acolo unde nimeni nu le putea vedea: la baza pilonilor dedesubtul suprafeței de apă. Este încă o ilustrație a unui principiu veșnic al conducerii: munca făcută sub apă (în sufletul conducătorului) [este cea care] hotărăște dacă el sau ea va rezista sau nu probei timpului și provocărilor. Munca aceasta se cheamă închinare, devoțiune, disciplină spirituală. Se face în tăcere, acolo unde nimeni nu vede, decât Dumnezeu.”
„Astăzi se pune mare accent pe elemente ale conducerii precum viziune, strategie de organizare și ‘simțul pieței’ în cadrul mesajului cuiva – lucruri care toate sunt excelente (aș fi vrut să fi auzit de ele pe când eram tânăr). Dar dacă totul se rezumă la ce se află deasupra apei, suntem pe cale de a fi martorii unui prăbușiri a conducerii pe toate nivelele în următorii ani. Este posibil ca lideri dăruiți cu abilități înnăscute remarcabile și cu farmec personal să fie predispuși la colaps în ce privește caracterul, relațiile lor fundamentale, centrul credinței lor, din cauză că n-au învățat faptul că nu poți (sau n-ar trebui, în orice caz) să clădești deasupra apei până când nu ai o bază solidă sub ea.”
Un alt avantaj în a sta ocupat este că aceasta poate părea atât de asemănător cu ceea ce se întâmpla în viața lui Hristos. Isus Însuși a fost un om ocupat și un om de acțiune. Uneori era așa de ocupat încât nu avea timp nici să mănânce. „Isus le-a zis: ‘Veniți singuri la o parte, într-un loc pustiu, și odihniți-vă puțin. Căci erau mulți care veneau și se duceau, și ei n-aveau vreme nici să mănânce.” (Marcu 6,31, CNS).
A duce lucrurile la bun sfârșit necesită existența unor perioade de odihnă și refacere a sufletului. Lucru evident din propria Sa viață, Isus a văzut viața activă combinată cu odihnă, închinare și meditație.
Așadar, întreaga chestiune se reduce în cele din urmă la întrebarea: Cât de mult din fiecare? Care sunt proporțiile recomandate de îndatoriri, devoțiune și relaxare în viața unui conducător spiritual? Trebuie să admit că nu dețin răspunsul – cel puțin nu unul gen formulă care să prescrie o oră din aceasta și cinci din cealaltă sau viceversa. S-ar putea să fie mai mult o chestiune de efecte decât una de timp.
Mai mult încă, am mai putea spune că dacă viața ta este chinuită de griji, frustrare, critici și dorința de a controla pe altcineva, atunci îi lipsește ingredientul indispensabil. Relația ta cu Dumnezeu a fost strivită și stoarsă atât de mult încât nu mai lansează umilință în comportament și răbdare în spirit. Știi când ai avut suficient timp devoțional personal, nu trebuie să-l măsori cu ceasul. O relație cu Isus Hristos cere timp, dar nu timpul este ingredientul său esențial. Aici este punctul în care multe persoane sincere pot eșua – să se încreadă mai mult în timp decât în Domnul.
Organizarea spațiului
A duce lucrurile la bun sfârșit necesită în general un loc de muncă specific, amenajat potrivit acestui scop. Luminozitate adecvată, scaun confortabil, suprafața biroului lipsită de dezordine și elemente distractive și, pe cât posibil, fără zgomote – lucrurile acestea sunt importante pentru spațiul de lucru al unui conducător.
Trebuie amintit că idea sarcinilor multiple simultane – că poți analiza rapoartele și scrie predicile pe fond muzical de la radio sau CD player – este o modalitate foarte utilă de a te ține ocupat fără a fi eficient.
Contrar opiniei populare, ducerea lucrurilor la bun sfârșit are puțin de-a face cu mărimea biroului sau cu prețul mobilierului. Un spațiu restrâns, bine organizat este mult mai favorabil muncii decât o încăpere mare în care uneltele de lucru sunt împrăștiate peste tot în jur. Obsesia de a fi ocupat poate domina orice încăpere, indiferent de mărime sau de măreția mobilei și echipamentului din dotare.
Cei mai mulți vor descoperi că lucrul la domiciliu are mai multe prilejuri pentru exercitarea obsesiei de a fi ocupat decât lucrul într-un birou. În majoritatea cazurilor, locuința prezintă mai multe opțiuni, atunci când vine vorba de spațiul de lucru. În dimineața asta pot să lecturez așezat pe sofa, mai târziu putându-mă muta în camera de joacă. În după-amiaza asta pot să-mi desfășor documentele și să fac planuri la masa din sufragerie. Spre seară voi sta mai mult pe verandă și voi da acele telefoane pe care n-am reușit să le dau săptămâna trecută. Dar unde mi-oi fi lăsat ochelarii? Ce s-a întâmplat cu pixul? A văzut cineva bucata aceea de hârtie pe care scrisesem numerele de telefon ale celor pe care trebuia să-i sun? Am o viață așa de ocupată!
Organizarea materialelor
Corespondență nesolicitată, corespondență clasică, scrisori electronice, formulare, dosare și faxuri! Nu e timp să le prelucrezi pe toate. Materialele se îngrămădesc – un adevărat semn al obsesiei de a fi ocupat. Este o greșeală gravă, în cazul celor ce-și permit luxul de a avea unul sau doi asistenți, să permiți oricui să selecteze, să sorteze și să ordoneze după priorități fluxul de documente aflate pe biroul conducătorului.
Doar fixează stiva, nu curăța biroul. La urma urmei, un birou curat bate la ochi – s-ar putea să nu fii chiar atât de ocupat și poate nu chiar așa de important în structura de comandă.
Einstein avea dreptate. „Nu se întâmplă nimic până nu se mișcă ceva.” Aparent, Einstein a aplicat acest principiu unei teorii complexe în domeniul fizicii. Însă, geniu fiind, cu siguranță a observat că principiul se aplică și teancurilor de hârțoage aflate pe biroul obișnuit.
„Apucă materialul odată și fă-l să meargă” este o mantra în management pentru linia de montaj a produselor. Aceeași idee a fost importată în biroul șefului de aceia care cred că treaba lor este să ducă lucrurile la bun sfârșit. Sunt aceiași oameni care au coșuri de gunoi de mărime egală cu dulapurile pentru dosare. Ei pretind chiar că un sistem bun de clasificare eliberează multă memorie de stocare în softul mental al cuiva. O investiție făcută într-un dulap pentru dosare poate fi o investiție bună, un alt simbol al succesului – dar să nu-ți bați capul cu organizarea mapelor și etichetarea dosarelor. Astfel vei fi mereu ocupat să cauți informația aceea citită recent, dar de care n-ai știut că ai nevoie până în acest moment.
O mare parte din viața de conducător o constituie întâlnirile de lucru. O agendă plină de întâlniri este o bună modalitate de a te ține ocupat. Participarea la numeroase comitete este un indiciu al valorii cuiva, iar dacă te pricepi, 99% din timp nu ți se va cere să faci nimic. Unul dintre prietenii mei pretinde că procentajul real este 99,1%. Dar mă îndoiesc de acuratețea cercetării sale. Mai exagerează de asemenea și în ce privește inteligența nepoților lui. Așa că n-am vrut să risc și am folosit o cifră mult mai moderată.
Fii în gardă totuși, la acele întâlniri pentru care ai primit o agendă înainte, la care participă puțini și unde prezidentul definește succesul ca „decizii de acțiune și repartizarea sarcinilor”. O asemenea întâlnire ar putea duce lucrurile la bun sfârșit! Modalitatea de a ieși din astfel de situații este aceea de a propune adăugarea unui număr mai mare de membri comitetului și de a analiza mai pe larg planului aflat în discuție. A lua o decizie în cadrul unei întâlniri poate fi o chestiune foarte riscantă. Dacă ceva trebuie făcut, cel mai sigur lucru este să recomanzi ca un alt grup să studieze rezultatul.
Pe scurt
Dacă ai citit până aici, trebuie că nu ești chiar atât de ocupat. Probabil că grija ta este să duci lucrurile la bun sfârșit și ți se pare că niciodată nu realizezi suficient de mult în rolul tău actual de conducere. Poate că îți organizezi destul de bine timpul, persoana ta, spațiul și materialele și totuși se pare că încă nu reușești să finalizezi totul. Dacă aceasta este situația, se poate ca acest articol să nu-ți fie de mare folos, deoarece n-am nici cea mai mică idee cum ar putea cineva să realizeze tot ce i-ar plăcea să facă, sau chiar ce ar trebui să facă.
Totuși, poți găsi încurajare în cuvintele lui Charles Hummel: „Isus… nu a îndeplinit toate sarcinile urgente din Palestina sau toate lucrurile pe care I-ar fi plăcut să le facă, dar a îndeplinit lucrul pe care I l-a dat Dumnezeu să-l facă. Singura alternativă la frustrare este siguranța că facem ceea ce Dumnezeu ne-a dat să facem. … Atunci și doar atunci ne putem gândi cu seninătate la toate celelalte treburi neterminate, lăsându-le pe seama lui Dumnezeu.”
Vezi deci, mesajul crucial la care am căutat să ajung în acest scurt eseu este acela că a duce lucrurile la capăt și a fi ocupat nu este totu… (Hopa, îmi sună celularul. Ar putea fi cineva important. Va trebui să termin mai târziu.)
De Lowell C. Cooper ,
Traducere de Beniamin Chircan
Lowell C. Cooper este vicepreședinte al Conferinței Generale a adventiștilor de ziua a șaptea, Silver Spring, Maryland
Don Herold, citat de Edythe Draper în Book of Quotations for the Christian World (Wheaton, Ill.: Tyndale House Publishers, Inc.).
Citat din
Acest citat este atribuit lui Einstein (vezi Bottom Line Secrets, 15 februarie 2005, pag. 12).
Charles E. Hummel, The Freedom from the Tyranny of the Urgent, (Downers Grove, Ill.: InterVarsity Press, 1997). Citat în Christian Quotation of the Day (www.cqod.com), 10 septembrie 2002.
